Wie man die Zeit einteilt

„Jede Arbeit nimmt so viel Zeit in Anspruch, wie wir ihr zuteilen.“ (Parkinson)

Kluge Männer der Geschichte haben das gewusst und sie haben ihrer Arbeit nur die Zeit zugebilligt, die ihr auch zukommt. Wie sieht es damit bei uns aus? Können wir bei uns von einem bewusst gesteuerten Zeitgewinn sprechen? Richtige Zeiteinteilung im positiven Sinne bedeutet, die richtigen Dinge im richtigen Moment zu tun und ihnen den gebührenden Zeitrahmen zuzuweisen.

  1. Wie finden wir diese wichtigen Dinge heraus? Nun, das ist ganz einfach. Die wichtigen Dinge sind alle Aufgaben und Tätigkeiten, die der Aufgabenerfüllung und damit unseren Zielen dienen. Wenn ich lange Bewerbergespräche mit Leuten führe, die mit zwar empfohlen, jedoch aufgrund ihrer Qualifikation für die vorgesehenen Aufgaben völlig ungeeignet sind, komme ich meinem Ziel, eine Arbeitskraft zu finden, nicht näher. Wenn ich Werbemaßnahmen ergreife, ohne das Produkt genau zu kennen, ist der Zeitpunkt für diese Arbeit falsch gewählt. Wenn ich eine Geschäftsreise nach Belgien plane und mit im Reisebüro günstige Urlaubsangebote anderer Länder erläutern lasse, habe ich keinen Nutzen für die Geschäftsunterlagen. Fragen Sie also bei jeder Tätigkeit, ob sie zu diesem Zeitpunkt für die Zielerfüllung dienlich ist.

  2. Wie finden wir den gebührenden Zeitrahmen? Dafür benötigen wir die Ergebnisse unserer Zeitinventur. Wenn wir nicht wissen, wie viel Zeit wir unseren Aufgaben zubilligen müssen. Können wir die Arbeiten nicht planen und keine Zeit gewinnen. Ermitteln Sie daher wiederholt die bisher notwendige Zeit für bekannte Arbeiten und schätzen Sie die Zeit für neue Aufgaben. Unrealistische Planungszeiten programmieren Misserfolge und diese wirken sich auf weitere Zielsetzungen negativ aus. Nehmen Sie daher die Zeitvorgaben wichtig, denn ohne sie ist eine erfolgreiche Zeiteinteilung ebenso nutzlos, wie die Planung eines Hausbaues ohne Kostenvoranschlag. Mit Ihren Zeiterfahrungswerten können Sie jedoch leicht eine neue Zeitordnung für die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit vornehmen. Sie benötigen dazu

    1. die Planung nach Tätigkeiten und Priorität (Bezeichnung und Wichtigkeit)
    2. die für die Arbeitsabläufe benötigen Zeit (Tage, Stunden, Minuten)

Ordnen Sie dann den Tagesablauf nach folgenden Kriterien:

  1. Arbeiten, die unbedingt von Ihnen sofort erledigt werden müssen, haben oberste Priorität. Planen Sie die Reihenfolge der Tätigkeiten und halten Sie sich konsequent daran. (Was nicht geschafft wird, gehört nicht in den Feierabend, sondern in den nächsten Tag.)

  2. Alles was delegiert werden kann wird delegiert.

  3. Veranschlagen Sie für alles die doppelte (!) Zeit als die Erfahrungszeit bescheinigt. Sie benötigen immer Freizeiten, um auf Unvorhergesehenes flexibel reagieren zu können. (Das Gefühl, genügend Zeit zu haben, lässt Sie überlegener und konzentrierter arbeiten.)

  4. Legen Sie Routinearbeiten in Ihre „müden“ Tagesphasen, aber Wichtiges in die Morgenstunden.

  5. Planen Sie Pausenzeiten, auch die kleinen, mit ein. Der Organismus erholt sich in wenigen Minuten, doch ohne Zwischenpausen verbrauchen Sie unnötig Energie, um Ihr Energieniveau aufrecht zu halten.

  6. Planen Sie auch die schönen Dinge des Tages und genießen Sie die Perspektive auf Ihren Feierabend, den Tagesausklang. Besser noch, freuen Sie sich bei jeder sich bietenden Gelegenheit: Wenn Ihnen etwas besonders geglückt ist, ein Kollege gutgelaunt ist, die Sonne Ihren Arbeitsplatz erreicht ein schwieriger Vertragsabschluß im Kasten ist usw. Alles kann zur Freude verwendet werden, wenn sie es richtig wahrnehmen. Freude motiviert, stimuliert den Organismus und die Umgebung, baut Streß ab und läßt uns die Arbeit leichter von der Hand gehen.

Der Planungsaufwand bedeutet keinen zusätzlichen Zeitverlust, wie mancher vielleicht vorbringen mag, sondern er verkürzt nachweislich die Arbeitszeit: Die Arbeiten werden zügig erledigt, Unschlüssigkeiten, unnötige Überlegungen, Suchen und Entscheiden (ob überhaupt?) entfallen.


Zeitsparende Arbeitsmethoden

Sicher werden Sie schon bemerkt haben, daß der Schreibtisch eines Topmanagers immer leer und aufgeräumt erscheint. Er erledigt alles möglichst mit dem ersten Arbeitsgang und ordnet es entsprechenden Arbeitsabläufen zu. So entfernt er störende Ablenkungen aus seinem Blickfeld, die seine Wahrnehmung beeinflussen und kreative Denkprozesse unterbrechen oder gar nicht erst in Gang kommen lassen würden.

Die folgenden Arbeitsmethoden bringen Zeitersparnis:

  1. Arbeiten Sie systematisch, erledigen Sie die Dinge nacheinander! Gleichbleibende oder ähnliche Arbeiten werden zusammengefasst und im Block bearbeitet (Briefe, Telefonate): Checklisten sind für wiederkehrende Routinearbeiten ebenso unerlässlich wie Farbmarkierer oder Haftnotizen für die Postbearbeitung. - Bereiten Sie Besprechungen und Arbeitsgänge vollständig vor. - Vermeiden Sie Störungen! - Halten Sie Ordnung, sorgen Sie dafür, daß alle Dinge ihren festen Platz sowohl im Raum als auch im Zeitablauf bekommen. Das spart Ihnen unnötiges Suchen, Zeit und Ärger. „Die Seele jeder Ordnung ist ein großer Papierkorb.“ (K. Tucholsky)
  2.  
  3. Arbeiten Sie ökonomisch! Belasten Sie sich nicht mit Informationen, die Sie nicht benötigen oder mit Arbeiten, die andere machen können. - Gewichten Sie (am Tagesbeginn oder schon vorher) bei der Planung alle Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dringliche Arbeiten können auch von anderen oder zu anderen Zeiten erledigt werden, sie stören häufig unseren Tagesplan und sollten nur dann wichtig werden, wenn es die Umstände erfordern. - Prüfen Sie immer wieder, ob Arbeitsgänge noch wichtig und sinnvoll sind. Lassen Sie diese eventuell wegfallen. - Finden Sie Ihre Tagesbestzeiten heraus. Versuchen Sie Ihre Zeiteffizienz zu erhöhen, in dem Sie sich Ihren inneren Uhren anpassen, Ihre Hochleistungsphase (die Zeit, in der Sie am Leistungsbereittesten sind, meist morgens oder am frühen Nachmittag) für wirklich wichtige Aufgaben nutzen und für körperliche und geistige Beweglichkeit sorgen. Abends kann man nach einem arbeitsreichen Tag nicht mehr effektiv Dinge erledigen.

Es gibt sehr viel mehr gute Ratschläge, doch sind die oben genannten die wirklich wichtigen, deren Beachtung Ihnen unendlich viel Zeitgewinn bringen wird.


Auszug aus: Crash-Kurs für Verkaufsleiter

Helmut S. Durinkowitz
ISBN 978-3-8349-4287-6
Verlag: Springer Gabler
www.springer.de