Moderner Briefstil heute

Mit unseren Partnern und Kunden verständigen wir uns durch das geschriebene Wort. Sicherlich wird das gesprochene Wort vor dem Geschriebenen angewandt. Auch in unserer computerorientierten und organisationswütigen Zeit kommt die Mehrzahl aller Geschäfte durch das persönliche Gespräch zustande. Sobald jedoch der Wert einer Sache eine gewichtige Bedeutung erreicht, werden mündliche Vereinbarungen schriftlich festgehalten oder ersetzt.


Dem Schriftverkehr fallen somit 3 Aufgaben zu:

  • er ersetzt oder ergänzt die mündliche Vereinbarung
  • er hält das Ergebnis mündlicher Vereinbarungen fest
  • er wirbt für den Schreiber.

Aus rechtlichen, zeitlichen und räumlichen Gründen ist der Schriftwechsel unumgänglich.
Damit der Geschäftsbrief nicht nur klar das ausdrückt was der Verfasser meint sondern auch erreicht, dass der Empfänger positiv reagiert, bedarf es einer besonderen Fähigkeit: Der Schreiber muss imstande sein, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen.

Wie lassen sich die Reaktionen des Empfängers im Voraus abschätzen? Überlegen Sie, wie sie selbst auf korrekte oder inkorrekte, sorgfältige und nachlässige, höfliche und freche, gewandte und holprige Briefe reagieren!

Abgedroschene Redensarten und billige Schlagwörter verraten schnell den unreifen und ungeübten Schreiber, den oberflächlichen Denker. Wer gute Briefe schreiben will, muss auch seine Sprache pflegen. Im Zusammenhang mit Geschäftskorrespondenz heißt das: Zwingen Sie sich zur Sprachdisziplin. Schöpfen Sie vielmehr aus Ihrem eigen Sprachschatz, kultivieren Sie ihn.

Erfahrene Kaufleute betrachten Ihre Briefe als Komposition gleich einem Musiker, der eine Sonate zu Papier bringt. Diese Fähigkeit, Briefe als harmonische Einheit zu planen und zu entwerfen, immer mehr steigernd, damit Briefe beim Empfänger genau dieses Wohlbefinden auslösen, das ein gutes Musikstück beim Hörer auslöst.

Wer im Geschäftsleben steht ist auf schriftliche Mitteilung angewiesen. Wo lernen jedoch unsere Ingenieure, Ärzte, Verkäufer oder Techniker Geschäftsbriefe zu verfassen? Die ersten Geschäftsbriefe werden in Regel mit den Texten gefüllt, die man sich aus der Ablage der Briefe "erfahrener" (untrainierter) Kollegen holt. Mit anderen Worten: es wird immer der gleiche schlechte Stil verwandt. Nur wenige Unternehmen achten auf den Stil der Schreiben und trainieren einen einigermaßen einheitlichen, modernen, freundlichen Schreibstil. Briefe formen auch ein Bild der Firma beim Empfänger.

Hier einige Grundsätze:

  • Schreiben Sie Ihre Briefe in normalen Deutsch. 
  • Keinen geschwollenen, verdrehten Text.
  • Schreiben Sie kurz (knapp). 
  • Das heutige Informationsangebot ist so groß, dass niemand mehr gerne lange Briefe liest.
  • Schreiben Sie klar.
  • Wer sich deutlich und klar ausdrückt, wird vom Empfänger nicht missverstanden.
  • Schreiben Sie höflich.
  • Egal welches Problem besteht, es gibt keinen Grund, unhöfliche Briefe zu schreiben.

In diesem Beitrag wird nicht die äußere Form des Briefes (Firmenlogo, Briefkopf) behandelt. Vielmehr wird auf den Inhalt und die Wirkung schriftlicher Aussagen sowie den Einleitung und den Schluss des Briefes eingegangen um Grundlegendes herauszustellen.


1. Die Einleitung

Bezug, Betreff und Anrede bilden die Einleitung.

In der Bezugszeile werden alle zur Identifizierung und Einordnung notwendigen Daten genannt. In der Betreffzeile nennen wir das Briefthema. Dann folgt die höfliche Anrede. Anschließend nochmals etwas Einleitendes zu sagen ist unsinnig.
Wie einleiten, wenn die Einleitungsfloskeln entfallen?
Mit der Sache beginnen:

  • Ihre Entwürfe erhalten Sie hiermit zurück.
  • wir erkennen den Schaden von EUR 345,00 an.
  • die Bewilligung haben wir inzwischen an Sie angeschickt.

Überlegen Sie, was in folgenden Briefanfängen überflüssig ist?

  • Wir bestätigen den Eingang Ihres Schreibens vom 16.09., Ihre Lohnsteuerkarte erhalten Sie beiliegend zurück.

    Lösung: Der erste Satz ist überflüssig, sein Inhalt ist bereits in der Bezugszeichenzeile ausgedrückt, also mit der Sache beginnen.

    Ihre Lohnsteuerkarte erhalten Sie somit zurück.

  • In Erledigung Ihres Schreibens vom 18.11. teilen wir Ihnen mit: Herrn X. hatte während seiner Tätigkeit in unserem Haus ein Gehalt von DM ...

    Lösung: Hier gilt das gleiche wie bei Punkt 1.

    Herr X. hatte während seiner Tätigkeit in unserem Haus ein Gehalt von DM...

Die Einleitung mit der Sache beginnen (auch nicht in der Leideform), gegebenenfalls bedanken. Zwanglos, ohne verstaubte Floskeln. Verwenden Sie Individuelle Formulierungen. Schreiben Sie höflich und seien Sie positiv.


2. Der Hauptteil

Formulieren Sie positiv, höflich und sachlich.

Das häufig zitierte Kaufmannsdeutsch gibt es nicht.

Die überlieferte Bürosprache wandelte sich vom aufwendigen, schwerverständlichen, Bürokraten-Deutsch zum schlanken, leicht verständlichen, natürlichen Briefdeutsch.

Solange die Korrespondenzpartner sich brav verhielten, waren nach alter Kaufmannssitte die Briefe untertänig höflich, werden aber auch schnell vorwurfsvoll und gelegentlich grob, gar beleidigend. Hierzu Beispiele:

"Es scheint Ihnen entgangen zu sein" "Zu unserer Überraschung mußten wir feststellen" " Es ist uns völlig unverständlich, daß Sie...", "Wenn Sie nicht..., so haben Sie sich die Folgen schnell zu zuschreiben".
"Mit Erstaunen stellen wir fest, daß Sie auf unser Schreiben von ... nun mehr erst am ... sich bemüht fühlen, zu antworten. Deshalb ist es uns unverständlich, warum Sie derart langweilig unsere dringende Anfrage behandeln."

Solche versteckten oder offen aggressive Formulierungen sind durchaus noch üblich.

Sie sehen, Verärgerung und Entrüstung sind schlechte Ratgeber beim Briefeschreiben. Gerade in unangenehmen, heiklen und schwierigen Situationen kommt es darauf an, den guten Ton zu wahren.

Bedingt durch die komplizierte deutsche Sprache neigen Verfasser von Geschäftsbriefen gern dazu, komplexe Texte zu formulieren. Schön zu lesen, schwierig auf Anhieb zu verstehen. Briefe sind im Durchschnitt 20 - 30 % zu lang, weitschweifig und langatmig. Schlechter Briefstil zeichnet sich aus durch:

  • zu langen Sätzen
  • Schachtelsätze
  • Überladung der Aussagen mit Überflüssigem
  • Eintönigkeit der Satzgestaltung
  • Hauptworthäufungen
  • unnötige Wortzusammensetzungen
  • unbekannte Fremdwörter
  • nicht erklärte Fachausdrücke
  • unnötige Passivhäufungen

Hier einige Beispiele des noch heute durchaus gebräuchlichen kaufmännischen Deutsch:

Unter höfliche Bezugnahme auf das am 30. vorigen Monats mit Ihrem Büro geführte Telefongespräch war der o.g. Bericht aus unerklärlichen Gründen noch nicht erstellt und sollte uns, wie Ihrerseits fest zugesagt, sogleich übermittelt werden. Nachdem wir bis zum jetzigem Zeitpunkt noch keinerlei Nachricht von Ihrer Seite erfolgt ist, sehen wir uns im Hinblick auf die Eilbedürftigkeit dieser Angelegenheit veranlaßt, Sie nunmehr dringend zu ersuchen, um bevorzugte Auftragserledigung bemüht zu bleiben.

Warum nicht so?

Wir hatten Sie bereits am 30.03. an diesen Bericht erinnert. Die Sache ist jetzt eilig geworden. Können wir bis Ende der Woche mit dem Bericht rechnen? Wir verlassen uns darauf. Danke.

Oft werden lange Sätze nur deswegen so lang, weil diese überflüssiges enthalten. In diesen Fällen ist die Korrektur einfach. Streichen sie aus den Satz einfach die Teile raus, die zur Aussage nicht notwendig sind.

Deswegen:

  • Drücken Sie sich klar und einfach aus.
  • Vermeiden Sie aggressive Formulierungen.
  • Heikle Situationen erfordern besonders guten Ton.
  • Formulieren Sie Positiv, höflich, sachlich.

Jeder Geschäftsbrief ist nach folgendem Schema aufgebaut:

  • An wen schreibe ich?
  • Wie mache ich meine Absicht am besten verständlich?
  • Welche Tatsache beschreibe ich?
  • Und als Firma meistens in "wir"- Form (kein ich).

Entwerfen Sie künftig Ihre Briefe, sei es in Stichworten oder als Text. Prüfen und überdenken sie den Entwurf, jeder Satz soll klar und überzeugend sein. Und vermeiden Sie Wiederholungen. Stellen Sie den Empfänger schlicht, sachlich und unaufdringlich in den Mittelpunkt.

  • Gute Briefentwürfe sind kurz und schlicht.
  • Lange Absätze sind langweilig.
  • Kurze Absätze erscheinen spannend.
  • Absätze erhöhen das Verständnis durch gedankliche Atempause.
  • Kurze Absätze werden lieber gelesen als lange.
  • Wenn sich die Hauptwörter vermehren, wird der Text schwerfällig. Der Text wird durch verwenden von Tätigkeitswörter leicht.

Und vermeiden Sie Doppelaussagen wie

  • zusammenaddieren
  • vorprogrammieren
  • aufoktroyieren
  • Rückantwort. Rückerinnerung
  • bereits schon
  • die Erlaubnis........... zu dürfen
  • die Fähigkeit ...........zu können
  • wir wiederholen nochmals
  • wieder zurücksenden

In jedem Arbeitsbereich gibt es unzählige Fachausdrücke, und oft sind die Fachausdrücke zugleich Fremdwörter. Sobald Sie als Fachmann Ihren Leser mit Fachausdrücken überhäufen, wird er nicht:

  • In rubrizierter Angelegenheit ist der kontradiktorische Gehalt der Aussage evident.

Besser:

  • In dieser Sache ist die Aussage widersprüchlich.

Fremdwörter und Fachwörter sind nichts Schlimmes, aber bedenken Sie immer: auch der Leser Ihres Schreibens muß es verstehen?
Strenger hingegen sollten Sie gegenüber Papierstil und Papierwendungen sein. Das sind Worte, die Sie nie im Gespräch benutzen, aber mit Vorliebe in Ihre Briefe einbauen:

  • Einen Freiumschlag fügen wir zu Ihrer gefl. Bedienung bei.
  • In der Anlage erhalten Sie ein Exemplar zur gefälligen Bedienung.

Ein Rat von mir, sollte Ihnen beim Verfassen Ihres nächsten Briefes diese sinnlose Redensart wider Erwarten unterkommen: Ersatzlos streichen!
Was verursacht unnötige, zum Teil sogar schädliche Verlängerungen der Geschäftsbriefe?

  • Einleitungsfloskeln
  • Papierdeutsch
  • Hauptwortanhäufungen
  • Doppelaussagen
  • Überflüssigkeiten

 


3. Der Hauptteil

Freundlich und kurz

Nachdem der Brief erfolgreich verfaßt wurde, kommt der Schluß des Briefes. Und hier ergießt sich der Verfasser nicht allzu selten in schwulstigen Formulierungen, wie

  • Wir hoffen, ihnen mit diesen Angaben gedient zu haben und verbleiben......
  • Wir erwarten gerne Ihre weiteren Aufträge und verbleiben.......
  • Stets gerne beschäftigt, empfehlen wir uns Ihnen.......
  • Ihrer werten Rückantwort gern entgegensehend, grüßen wir Sie......
  • Sollten Sie noch Fragen haben, so stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.....

Ähnliches habe Sie mit Sicherheit auch schon gelesen?

In den meisten Fällen ist ein Schluß nicht notwendig. Es gilt, einfach mit der Ausführung aufhören. Die freundlichen Grüße bilden einen guten Schluß. Mehr ist nicht nötig.

Briefe enden oft mit einer Frage aber selten mit einem Fragezeichen. z.B.:

  • Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns mitteilen, ob Sie mit dem Vorschlag einverstanden sind.

Warum nicht direkt gleich so:
Sind Sie mit unserem Vorschlag einverstanden?

  • Können Sie diesem Vorschlag zustimmen?
  • Was halten Sie davon?
  • Können wir auf dieser Basis ins Geschäft kommen?

Oder mit einer Bitte:

  • Senden Sie uns bitte die Unterlagen gleich zu. Danke.

Nach Gruß und Unterschrift kann noch ein Nachsatz als Postskriptum, also das PS, angefügt werden. Auch für den Nachsatz gilt, ihn an den Satzstil des Hauptteils anzupassen. Das Postskriptum ist so auffallend, daß es, laut einer Studie, meistens als Erstes im Brief gelesen wird. Nutzen Sie es nicht zu häufig.

Welche Kriterien beinhaltet also ein moderner Geschäftsbrief?

  • Kurzer direkter Einleitungssatz
  • Logische klare Formulierung
  • Anschaulich und lebendig
  • Übersichtliche Form
  • Positiv, höflich, sachlich
  • Freundlicher Schlußsatz

Last oder Lust beim Briefeschreiben hängt von uns selbst ab. Erst der lockere Stil gibt Sicherheit und löst beim Leser auch ein angenehmes Gefühl aus.
Versuchen Sie den Stil langsam zu entstauben und haben Sie wieder Freude am Schreiben.